executive assistant skills
Başarılı Yönetici Asistanı Olmak İçin Gereken Roller ve Sorumluluklar, Maaş ve Temel Beceriler hakkında bilgi edinin:
Yönetici Asistanlarının rolü son yıllarda gelişti. Sadece telefon görüşmelerine ve karşılama ofisi misafirlerine cevap vermekten günümüzde stratejik bir ortak, problem çözücü ve güvenilir bir sırdaş haline geldiler. Artık eskisinden daha değerliler. İşlevleri, destekleyici olandan daha stratejik bir hale geldi.
Bugün yöneticiler, yönetici yardımından çok daha fazlası için asistanlarına büyük ölçüde güveniyorlar. Teknik uzmanlıkları, stratejik danışmanları ve durumları eleştirel olarak analiz etme konusunda EA'larına güvenirler. Rolleri, çok çeşitli şeylerle uğraşmaya ve iç iletişim, proje yönetimi, etkinlik planlama vb. Gibi çeşitli konulara kadar uzanır.
8 yıllık deneyim için selenyum mülakat soruları
Ne öğreneceksin:
- Yönetici Asistanı Rolleri ve Sorumlulukları
- Yönetici Asistanı Maaşı
- Yönetici Asistanı Becerileri Listesi
- Üstün Bir Yönetici Asistanının Becerileri
- Yönetici Asistanını Rock Yıldızı Yapan Nedir?
- Sonuç
Yönetici Asistanı Rolleri ve Sorumlulukları
Görevleri güç rolü olarak tanımlanıyor. Bu nedenle, yönetici asistanlarının her şey üzerinde çalışmak için bazı özel becerilere sahip olması kaçınılmazdır. Eğer biri olmayı planlıyorsanız, işte sahip olmanız gereken temel ve temel becerilerin bir listesi. Ancak bundan önce yönetici asistanının sorumluluklarının ne olduğunu bilmelisiniz.
Yönetici Asistanının Sorumlulukları
(resim kaynak )
Bir yönetici asistanının rolü ve sorumlulukları son yıllarda çok artmış olsa da, temel olanlardan bazıları aynı kaldı.
Sorumluluklar şunları içerir:
- Mali raporlar, faturalar, notlar, mektuplar, raporlar vb. Belgeler hazırlamak
- Çağrıları cevaplamak, yönlendirmek veya mesajları iletmek gibi ihtiyaç duyulan şekilde ilgilenmek.
- Temel defter tutma ile ilgilenmek.
- Şirket kayıtlarını, raporlarını ve belgelerini toplayın ve dosyalayın.
- Verileri araştırdıktan ve gerçekleştirdikten sonra gözden geçirme ve sunum için belgeleri hazırlamak.
- Yöneticilerin toplantılara hazırlanmalarına yardımcı olun.
- Toplantı tutanaklarının doğru şekilde kaydedilmesi.
- Randevuları düzeltiyorum.
- Bilgisayarları çeşitli işler için kullanmak.
- Seyahat düzenlemeleri yapmak.
- Veritabanını yönetmek, sarf malzemeleri sipariş etmek ve benzer ofis görevlerini yerine getirmek.
- Fakslar, e-postalar, mektuplar vb. İletişimleri kontrol etmek, sıralamak ve dağıtmak.
Yönetici Asistanı Maaşı
(resim kaynak )
Yönetici asistanı işleri, piyasadaki en yüksek ücretli işler listesinde ikinci sıradadır ve belirli bir dereceye veya eğitim seviyesine ihtiyacı yoktur. Bir EA'nın maaşı farklı sektörlere göre değişir. 55.000 ABD Doları ile 70.000 ABD Doları arasında kazanabilirler.
Yönetici Asistanı Becerileri Listesi
Yönetici asistanı olmak zorlu bir iştir. Öyleyse, bu işe çok kararlıysanız, sahip olmanız gereken bazı temel beceriler vardır.
Bu beceriler aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır:
# 1) Konuşma Tutkusu
Yönetici asistanı bir sözcü gibidir ve sözleri patronlarının sözleri olarak kabul edilir. Bu nedenle, uygun telefon görgü kuralları ve şık bir dil ile uzman seviyesinin mükemmel iletişim becerileri şarttır. İkna edici olmalı ve her şeyi masaya doğru ve net bir şekilde koyabilmelisiniz.
Asistanların genellikle patronları adına iç iletişimin fiili rollerini üstlenmesi gerekir. Ayrıca yöneticiler, aranızdaki fikirleri kontrol etmek veya hayati bir konu hakkında fikrinizi almak isterler. Dolayısıyla, bakış açılarını dürüstçe ifade edebilmeleri gerekir.
# 2) Organize Etmek ve Önceliklendirmek İçin Kusursuz Beceriler
Bu, hızlı tempolu ve sürekli değişen bir role sahip oldukları için yönetici asistanları için mutlak bir zorunluluktur. Dolayısıyla, örgütsüz olarak zaman kaybetmeyi göze alamazlar. İyi bir yönetici kusursuz bir şekilde organize edilmelidir.
Görevleri odak noktasına göre önceliklendirmeleri ve tek tek bitirmeleri gerekir. Görevleri önceliklendirmede patronlarına yardımcı olurlar ve bu yüzden daha önce de aynısını yapmaları gerekir. Böylelikle, patronlarının dikkat dağınıklığını en aza indirmelerine ve yalnızca en yüksek kaldıraç gücü olan en acil konulara ve faaliyetlere odaklanmalarına yardımcı olur.
Bu, neye dikkat edilmesi gerektiğine ve neyi kapatabileceğinize karar vermek için sağlam bir yargı gerektirir. Asistan, işe öncelik vermek için patronuyla işbirliği yapmalıdır. Büyük resim hedeflerinize öncelik vermede iyi olmak için açık olmalı çünkü net hedefler olmadan bunu yapamazsınız.
# 3) Çoklu Görev
(resim kaynak )
Pekala, çoklu görev bir efsanedir çünkü beynimiz bir seferde yalnızca bir karmaşık işi halledebilir. Ancak bir yönetici asistanı rolünde bir dereceye kadar çoklu görev şarttır. Şimdi, bunu iki basit görevi birleştirerek yapabilirsiniz.
Örneğin, bir görüşmedesiniz ve diğer taraftaki kişi aramanızı beklemeye aldı. Bazı e-postaları yanıtlamak veya seyahat için rezervasyon yapmak için zaman ayırın. İşinize öncelik vermeli ve tek tek tamamlamalısınız. Ancak bazı akılsız görevleri karıştırmak size çok zaman kazandıracaktır.
# 4) Teknolojide Uzman
Yönetici asistanları, şirket raporları oluşturmaları, veri girişleri gerçekleştirmeleri, takvimleri yönetmeleri vb. İhtiyaç duydukları için teknoloji becerilerinde usta olmalıdır. Bu nedenle, MS Office araçlarına, internete vb. Yakından aşina olmalısınız. Müşteri İlişkileri Yönetimi sistemi, sanal yardım masası ve müşteri hizmetleri platformu ile.
İşte bu nedenle bir yönetici asistanının işletim sistemleri, yazılımlar, tarayıcılar vb. Hakkında kapsamlı bilgiye sahip olması gerekir.
# 5) Ayrıntılara Bir Bakış
İş ortağı ve müşteri iletişimi hassastır, bu nedenle bunları ele alırken ayrıntı odaklı olması gerekir. Bu, yazım hatalarından ve gramer hatalarından kaçınmalarına yardımcı olur. Ayrıntılara dikkat etmek, güvenilir ve doğru iş girdileri sağladığınızdan emin olmanın yanı sıra diğer işlerde de yardımcı olur.
Hatalar sadece itibarınızı azaltmakla kalmaz, aynı zamanda patronunuzun güvenilirliğinizi sorgulamasına da neden olur.
# 6) Kararlı ve Hızlı
Yönetici Asistanı olmak, her zaman hızlı bir tempoda koşmak gibidir. Yavaş ya da belirsiz olmaya zamanları yok. Durumu değerlendirebilmeli, gerekli bilgileri toplayabilmeli, önemli olan soruları sorabilmeli ve ardından hızlı hareket edebilmelisiniz.
Her zaman gereken tüm bilgilere sahip olmayabilirsiniz, ancak her zaman kendinizden emin ve hızlı hareket etmeniz gerekecektir. Daha fazla netlik veya daha kötüsü, hatta bazen izin bile için beklemenin lüksüne sahip olmayacaksınız.
Üstün Bir Yönetici Asistanının Becerileri
Yönetici asistanları var ve ardından olağanüstü yönetici asistanları var. Öne çıkanlar, yukarıda bahsedilenlere ek olarak başka beceriler de taşıyanlardır.
# 1) Kaynaklar
Yönetici asistanlarından genellikle imkansız görevleri yerine getirmeleri istenir. Ve şikayet edemezsiniz çünkü bu işin bir parçasıdır, bölgeyle birlikte gelir. Bağlantınız olmalı, iyilik yapabileceğiniz insanlar. Farklı şeyler için tüm doğru yerlerin farkında olmalısınız, kime yaklaşmanız, nasıl müzakere etmeniz ve nereye bakmanız gerekir. İmkansızları bu şekilde çekebileceksiniz.
# 2) Sakin Kalın
(resim kaynak )
Yöneticilerin genellikle yüksek basınçlı işleri vardır ve çoğu da zahmetlidir. Bu baskı ve talepler asistanlara aktarılıyor. Birçok gün yangın tatbikatı gibi geçecek. Yani, kendinizi sakin tutmalısınız. Son teslim tarihlerini karşılamanın ve görevleri tamamlamanın tek yolu budur.
jar dosyası nasıl açılır
# 3) Büyük Resmi Düşünün
Yönetici asistanları, her düzeydeki çalışanla ve birden çok departmanla çalışır. İşleri patronunuz adına verimli bir şekilde idare edebilmek için işi iyi anlamanız gerekir. Bir şeyi anlayamıyorsanız, anlayan biriyle öğle yemeği randevusu ayarlayın ve onlarla konuşun.
Aynısını her departmandan biriyle de yapabilirsiniz. Ekibin şirketin daha büyük misyonunda nasıl hayati bir rol oynadığı hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olacaktır. Ağ kurmanın en iyi yollarından biridir. Üstlerinize ve patronunuza hayati öngörüleri sunabilmek için her şey hakkında bazı temel bilgilere sahip olmalısınız.
# 4) Katı Takdir
Yöneticiler sürekli olarak hassas bilgilerle ilgilenir ve bu, asistanların da bunlara erişebileceği anlamına gelir. Tüm ayrıcalıklı bilgiler titizlikle ele alınmalıdır.
Yönetici asistanının başarısı güvene dayanır. Hassas bilgiler konusunda dikkatsiz olmak sadece bu güveni kırmakla kalmaz, aynı zamanda işinize de mal olabilir. Ve eğer yanlışlıkla bir hata yaptıysanız, ona sahip olun. Patronunuza herkesten önce haber verin ve bunun için bir çare bulun.
# 5) Bekleyin
(resim kaynak )
Yönetici Asistanları, olası olayları önceden görebildiklerinde ve sorunları tam anlamıyla sorunlara dönüşmeden önce bile tahmin edebildiklerinde gelişirler. Durumsal ve kişisel olarak da öngörüde bulunabilmelidirler.
Durumsal öngörü, ortaya çıkan bir problemin olasılıklarını tahmin ettiğiniz ve bunların olmasını önlemek için proaktif olarak çalıştığınız zamandır. Kişisel beklenti, patronunuzun özelliklerini ve tercihlerini bilmektir. Her iki senaryoda da, sizi yol boyunca sayısız baş ağrısından kurtaracak olan erken aşamada durdurabilmelisiniz.
web sitesi farklı tarayıcılarda nasıl test edilir
# 6) Esneklik
Yönetici asistanının işi geniş ve farklıdır. Bu, her an 360 derece dönmeniz gerekeceği anlamına gelir. İşler parmak şıklatmasıyla değişir ve asistanların buna göre ayarlanması ve yanıt vermesi gerekir.
Peşinden gittiklerini hızla değiştirebilmeleri gerekir. Örneğin, bir şeyler yapmak için çok çalışıyor olabilirsiniz, tam o anda patronunuz içeri girer ve başka bir görevi acilen bitirmenizi ister. Yeni atanan işi bitirmek için eldeki işi duraklatabilmelisiniz. Ama o zaman yaptığınız şeye geri dönebilmelisiniz.
Yönetici Asistanını Rock Yıldızı Yapan Nedir?
Yönetici asistanı olmak kolay değil ama rock yıldızı asistanı olmak çok daha fazlasını alıyor. Bu kadar iyi olduğunuzda, patronunuz birçok şey için size güvenir. Bu durumda geri dönemezsiniz veya yavaşlayamazsınız. Bir adım önde olmanız ve rock yıldızı asistanı olmanız gerekir.
# 1) Proaktif Olun
(resim kaynak )
Bir rock yıldızı asistanı olmak için kendi zihnine sahip olmalısın. Size ne yapılması gerektiğini söylemesi için her zaman patronunuza güvenemezsiniz. Bir yöneticinin bir gününde pek çok şey ters gidebilir ve bu yüzden beklenti hayati önem taşır.
Bununla birlikte, sorunlara doğru yaklaşıma sahip olmak da aynı derecede önemlidir. Sizden istenmeden önce her zaman bir çözüme hazır olmaya çalışın ve alternatifler hazırlamaya çalışın.
# 2) Kalın Bir Cilde Sahip Olun
Yönetici asistanları her gün çeşitli insanlarla tanışır ve herkes onlara iyi davranmaz. Bazı insanlar kötü bir gün geçiriyor olabilir veya bazıları doğası gereği doğal olarak huysuz olabilir. Bu tür insanlarla başa çıkmak için kişisel olarak hiçbir şeyi almamayı öğrenmelisiniz. Genellikle dışarı çıkacak birine ihtiyaçları vardır. Bu tür eleştirilerin sizi incitmesine izin vermemelisiniz.
Aksi takdirde, her zaman bitkin, kederli ve sinirli olursunuz. İşinizde de gecikeceksiniz. Öyleyse, böyle insanlarla tanışırsanız, yürüyüşe çıkın, kahve yapın, meditasyon yapın veya size yardımcı olacak herhangi bir şey yapın.
# 3) Ekstra Mil Gitmeye İstekli Olun
İyi bir asistan her zaman öğrenmeye istekli olmalıdır. Yeni yazılımların, prosedürlerin ve teknolojinin önüne geçebilmelerinin tek yolu budur. Bu nedenle, size rehberlik edecek birine her zaman ihtiyaç duymayan bağımsız bir düşünür olmalısınız.
Bazen iş çok zor olabilir, bu zamanlarda sakin kalın, öncelik verin, sonra görevi devredin ve proaktif olarak takip edin. Sorunları çözme, krizi önleme ve taahhütleri yerine getirme konusunda yorulmamalısınız. Birkaç kelimeyle istekli, güvenilir, akıllı ve kendinden emin olmanız gerekir. Organizasyon için değerli olmanın tek yolu budur.
# 4) Özel Projeler Gönüllüsü
Sürmekte olan özel bir proje varsa ve yöneticinin buna adamak için yeterli kişi sayısı yoksa, gönüllü olun. Eski işinizi korurken projeye dahil olmak sizin için biraz fazla olacaktır, ancak hiçbir işi çok küçük düşünmeyin.
Sık Sorulan Sorular
S # 1) Yönetici Asistanının en önemli üç becerisi nedir?
Cevap: Beceriler şunları içerir:
- Teknolojide ustalaşmalı.
- Sözlü ve yazılı iletişimde iyidir.
- Her şeyi nasıl organize edeceklerini bilmeliler.
S # 2) Asistanlar yöneticiler için neden önemlidir?
Cevap: Asistanlar, patronlarının ihtiyaçlarını durmaksızın karşılar ve ihtiyaçlarını da önceden tahmin ederler. Patronlarını her konuda bilgili ve zamanında tutuyorlar. Basit bir ifadeyle, CEO'yu düzenli tutmak ve iyi görünmesini sağlamak bir asistanın görevidir.
S # 3) CEO'nun yönetici asistanı nasıl olunur?
Cevap: İyi iletişim becerileri ve dil üzerinde hakimiyet ile birlikte en azından bir lisans derecesine sahip olmalısınız. İleri bir dereceye sahip olmak da yardımcı olur.
S # 4) C düzeyi yönetici asistanının anlamı nedir?
Cevap: C-suit olarak da bilinen bu, bir organizasyonda yüksek rütbeli yöneticileri tanımlayan bir sıfattır. C şef anlamına gelir. C düzeyindeki görevliler veya yöneticiler güçlü ve etkili olarak kabul edilir.
Sonuç
Yönetici asistanı olarak çeşitli uygulamalar, araçlar ve programlarla çalışacaksınız. Ayrıca, eşit derecede önemli olduğu için kişilerarası becerileriniz üzerinde çalışmanız gerekir. Çoklu görev yapmanıza yardımcı olacak yeni bir program kullanmayı öğrenebilirsiniz. Ancak en iyi yönetici asistanı olmak için patronunuzun bir sonraki adımda neye ihtiyaç duyabileceğini tahmin edebilmelisiniz.
Mahremiyetin ne kadar önemli olduğunu anlamanın yanı sıra zor insanlarla başa çıkmada her zaman iyi olmalısınız. Bunlar, harika bir yönetici asistanı için temel becerilerdir.
Önerilen Kaynaklar
- Yazılım Testi QA Yardımcısı İşi
- BT Destek ve İş Geliştirme Yöneticisi Cum Eğitim Koordinatörü Pune
- Bu Değerlemede Terfi ve Maaş Artışı Nasıl Talep Edilir
- Test Becerilerinizi Nasıl Geliştirebilir ve Rekabeti Nasıl Geçebilirsiniz!
- Becerilerinize Göre Size En Uygun QA İşini Nasıl Anlarsınız?
- Beceri Üzerinden Araçlar: Noktayı Kaçırıyor muyuz?
- Testlerde Liderlik - Test Liderinin Sorumlulukları ve Test Ekibinin Etkili Bir Şekilde Yönetilmesi
- Android Veri Kurtarma için Coolmuster Android Assistant (İNCELEME)